Consejos para administrar el espacio de tus correos

Debido a que hay servicios gratuitos, no nos importa el espacio, ya que no nos cuesta, y como todos nos regalan 1 Terabyte (1024 GB, imaginen la de películas que podrías poner ahí), pues no nos damos cuenta de lo que usamos y desperdiciamos.

Como consecuencia de lo anterior, cuando nos vemos en la necesidad de usar un correo corporativo, llevamos en la mente que es lo mismo que un servicio gratuito y acabamos saturando el servidor de la empresa con prácticas poco cuidadosas.

Independientemente de lo que veremos hoy, invitamos a las personas a leer el el artículo de “consejos para enviar correos” que publicamos anteriormente, esto con la finalidad de complementar los consejos que ahora presentamos:

1) ¿Qué protocolo usar?

Hay dos:

A) POP3: Tiene la capacidad de limpiar al instante o después de cierto tiempo tu servidor, dejando la información en tu computadora. No se recomienda usarlo en celulares ya que suele ser demasiada información para esos aparatos, y también hay que procurar hacer una copia en un lugar independiente de la computadora de trabajo.

Respecto al tema del respaldo, aconsejamos leer nuestro artículo “El respaldo y la duplicación de información“.

B) IMAP: Tiene la capacidad de sincronizar carpetas, cosa que POP3 no puede. Deja toda la información en el servidor a menos de que lo borres deliberadamente tú. Bien administrado, te permite gozar de tu correo corporativo por mucho tiempo, con la facilidad de estar siempre disponible y sincronizado desde cualquier navegador, computadora o móvil.

2) Revisar la papelera

Nunca nadie revisa su papelera. Muchos borran correos pero nadie le da a la opción de limpiar la papelera, y se nos quedan miles y miles de correos inútiles ocupando espacio que sí es útil. Borrar de manera definitiva la bandeja es una práctica muy buena que debe hacerse periódicamente.

3) Borrar correos inútiles o muy viejos

¿Realmente es necesario guardar una cotización de hace 5 años? Vamos, que es sólo una cotización. ¿O acaso es realmente necesario guardar el recordatorio de que el jueves a las 3 de la tarde hay una cita? Correos viejos e inútiles, a la papelera (y limpiar papelera).

4) Correos enviados. ¿Realmente necesarios?

Idealmente no debemos enviar información sensible o importante por medios interceptables… pero seamos honestos, que la mafia italiana no le interesa saber que la siguiente semana va a haber hot dogs para comer en la oficina. Hay que borrar correos enviados para liberar espacio (y limpiar papelera).

Como buena práctica, el último año de enviados se queda, lo demás, sobra.

5) Duplicación de correos

Suponemos que al enviar un correo a nuestro equipo de trabajo, sólo afectamos el espacio del servidor por nuestro envío; pero realmente se multiplica lo que envías por cada uno de los que lo reciben. Es decir, que si enviaste un adjunto de 2 megas a 5 personas, realmente el servidor ahora tiene 10 megas de uso. Hay que tener cuidado con eso y con lo que enviamos.

6) Ventaja Treebes

Aquellos clientes que estén hospedados con nosotros, tienen la ventaja de poder entrar directamente al servidor de su cuenta para hacer depuración (y limpiar papelera). Todos pueden acceder usando su navegador favorito y escribiendo:

webmail.(su página)

Si por alguna razón no acceden, pueden hacerlo directamente por el portal de Treebes accediendo a:

webmail.treebes.com

Su usuario en ambos casos es su correo completo, y su contraseña es la del correo. Así podrán hacer una mejor administración de lo que realmente hay en su servidor

Y sólo para cerrar el tema… ¡LIMPIAR PAPELERA! Gracias